Wie man die Kosten für CMS-Projekte schätzt: 3 bewährte Strategien

Die Achterbahn der Kosten verstehen  

Die Schätzung der Kosten für ein CMS-Projekt kann sich oft wie eine Achterbahnfahrt anfühlen. So wie eine Achterbahn ihre Höhen und Tiefen hat, schwankt auch der geschätzte Preis eines Projekts, was es für Unternehmen zu einer schwierigen Aufgabe macht, eine genaue Zahl zu ermitteln.  

Aus unserer umfangreichen Erfahrung mit CMS-Projekten können wir feststellen, dass die geschätzte Preisverteilung einer Gaußschen Kurve ähnelt. Das bedeutet, dass sich die Agenturen in der Regel um einen durchschnittlichen Kostenwert herum bewegen, mit einer gewissen Abweichung in Abhängigkeit von den Projektspezifika. Einfacher ausgedrückt: Die Preise von Softwareprojekten bewegen sich innerhalb einer bestimmten Spanne, und je breiter diese Spanne ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der tatsächliche Preis des Projekts innerhalb dieser Spanne liegt.   

Natürlich liegt der Durchschnittswert jeder Agentur irgendwo anders auf der Preisachse. Daher wird auch die Form der Verteilungsfunktion ein wenig anders sein.   

Die Herausforderung der Kostenkalkulation für Agenturen  

Zu Beginn sind die Informationen über die Projektanforderungen begrenzt, die Entwürfe werden - im besten Fall - als einfache Wireframes erstellt. Die Funktionen werden mit vielen Annahmen und nicht mit konkreten Spezifikationen analysiert, was die Aufgabe der Kostenschätzung noch schwieriger macht. 

Trotz dieser Unwägbarkeiten ist es wichtig, die Kosten für die interne Bereitstellung zu schätzen. Und warum? Dafür gibt es zwei Gründe.   

1. Sie wollen Verluste vermeiden und sicherstellen, dass das Projekt nicht in den roten Zahlen landet.   
2. Sie müssen darauf achten, dass Ihr Preis stimmt. Wenn Sie zu viel verlangen, werden Sie das Projekt im Ausschreibungsverfahren, in dem potenzielle Kunden die Angebote verschiedener Anbieter vergleichen, möglicherweise nicht gewinnen. 

Wie können Sie also schon zu einem frühen Zeitpunkt den richtigen Preis ermitteln?   

Um einen genauen Kostenvoranschlag zu erhalten, müssen Sie einen Rückstand erstellen, in dem alles aufgelistet ist, was in das Projekt einfließen wird. Das bedeutet, dass Sie mit den Frontend- und Backend-Entwicklern, die die Arbeit erledigen werden, ins Detail gehen müssen. Das kann mehrere Tage dauern, und wenn der Kunde Ihren Preis für zu hoch hält und sich für ein anderes Unternehmen entscheidet, ist die ganze Zeit, die Sie mit der Ausarbeitung Ihres Kostenvoranschlags verbracht haben, im Grunde umsonst gewesen.   

Deshalb ist es so wichtig, dass Sie schnell einen guten Kostenvoranschlag erstellen können, vor allem, wenn Sie wiederholt ähnliche Projekte durchführen. 

3 Strategien zur Schätzung der CMS-Projektkosten 

Lassen Sie uns 3 Strategien erforschen, die Ihnen bei einer schnellen Kostenschätzung helfen werden. Sie beruhen auf einem tiefen Verständnis dessen, was ein Projekt beinhaltet und was der Kunde wünscht.  

Low-Budget-Projekte   

Empfehlung: Lassen Sie sie laufen   

Manchmal erkennt man sofort, ob ein Projekt nicht funktionieren wird. Die Gründe dafür können sein:  

• Finanzielle Engpässe - wenn der Kunde einfach sagt, dass das Budget zu niedrig ist.  
• Funktionale Anforderungen - wenn die von der Agentur gewählte Plattform zu fortschrittlich ist und der Kunde nur eine einfache Website ohne zusätzliche Funktionen wünscht.    

In diesem Fall raten wir dazu, diese Gelegenheiten verstreichen zu lassen und keine wertvollen Ressourcen für einen Preiskampf zu verschwenden, den man nicht gewinnen kann. Es ist praktischer, andere Agenturen zu beauftragen, die für solche Projekte besser geeignet sind, da sie die Arbeit im Rahmen des Kundenbudgets erledigen und trotzdem einen Gewinn erzielen können.   

Wir sprechen hier vom unteren Ende des "goldenen Intervalls" - der Preisspanne, in der eine Agentur am erfolgreichsten arbeitet. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass die Entscheidung nicht schwarz oder weiß ist. Der genaue Punkt, an dem ein Projekt zu niedrig budgetiert wird, kann je nach den tatsächlichen Umständen variieren.    

Goldenes Intervall   

Empfehlung: Finden Sie schnell heraus, ob ein neues Projekt in diese Kategorie fällt   

Jede Agentur sollte einen "Sweet Spot" für Projektbudgets haben - wir nennen ihn die "goldene Spanne". Das ist die Preisspanne, in die die meisten Projekte von Agenturen fallen, und sie sind profitabel, ohne für die Kunden zu teuer zu sein. Agenturen sollten sich mit dieser Spanne vertraut machen, damit sie schnell erkennen können, ob das Budget für ein neues Projekt geeignet ist.   

Unserer Erfahrung nach kann das Intervall selbst breiter sein als das, was ein Kunde zu zahlen erwartet, aber genau hier kommt das Fachwissen ins Spiel. Anstatt Zeit darauf zu verwenden, alle Aufgaben und Funktionen (wie User Stories und die dafür erforderliche Arbeit) aufzulisten, nutzen wir das, was wir bereits über die Bedürfnisse des Kunden wissen, um den Preis einzugrenzen.  

Erwartungen mit Kunden festlegen  

Die Kunden verstehen, dass die Preise ein wenig variieren können. Sie sind in der Regel mit einer Preisspanne einverstanden, solange sie wissen, welche Faktoren die Kosten nach oben oder unten treiben könnten. Ein erfahrener Architekt kann sein Wissen nutzen, um schnell eine Preisspanne zu umreißen - oft in nur wenigen Stunden, nicht in Tagen. Dank dieser Effizienz können wir Projekte schneller beginnen und unsere Kostenvoranschläge wettbewerbsfähig halten. 

Bezahlte Konzepte 

Empfehlung: Wenn Sie sich über den Umfang oder die Komplexität unsicher sind, sollten Sie die Analyse- und die Lieferphase voneinander trennen.  

Von Zeit zu Zeit wünschen wir uns alle, mit einem Projekt gesegnet zu werden, das weit über unser tägliches Brot hinausgeht. Es ist die Art von Projekt, bei dem viele Websites, Komponenten, Integrationen und Inhalte zu migrieren sind. Eine grobe Preiskalkulation kann viel Zeit in Anspruch nehmen - Wochen oder sogar Monate -, weil es so viel zu bedenken gibt.  

Diese Projekte sind von strategischer Bedeutung, da sie uns die Möglichkeit bieten, die Grenzen unseres Fachwissens zu erweitern und uns in dem, was wir tun, besser zu machen. Die Investition in eine detaillierte Projektvorbereitung ist gerechtfertigt, da sie oft eine reibungslosere Projektdurchführung gewährleistet.  

In letzter Zeit haben wir festgestellt, dass es sich bewährt, zunächst ein kurzes Einführungsprojekt durchzuführen. Auf diese Weise können Sie:  

• die kompliziertesten Teile des Projekts herausfinden.  
• eine bessere Schätzung des Budgets und des Zeitrahmens des Projekts vornehmen.  
• dem Kunden beweisen, dass wir ein zuverlässiger und engagierter Partner sind, mit dem man nicht nur jetzt, sondern auch bei zukünftigen Projekten zusammenarbeiten kann. 

Kostenvoranschläge - Empfehlungen für Kunden  

Wir haben das Problem in erster Linie aus der Sicht des Anbieters beschrieben. Aber unterscheidet sich die Sichtweise des Kunden wesentlich von der des Anbieters?   

Für diejenigen, die eine CMS-Implementierung benötigen, gibt es hier einige Tipps, die sie bei der Schätzung der Projektkosten beachten sollten:  

• Bei der Vorbereitung eines neuen Website-Projekts müssen die Kunden/Unternehmen ihre finanziellen Möglichkeiten abschätzen, um den richtigen Anbieter auszuwählen. Es ist eine leichte Enttäuschung, mit hohen Erwartungen, aber einem (sehr) begrenzten Budget an eine erstklassige Agentur heranzutreten.   
• Qualität hat immer ihren Preis. Es ist klug, die Kosten als eine Spanne zu betrachten, nicht nur als eine feste Zahl. Es gibt immer bestimmte Parameter und Faktoren, die das Projekt billiger oder teurer machen können.    
• Größere Unternehmen, die bereit sind, viel Geld für ein großes CMS-Projekt auszugeben, sollten in Erwägung ziehen, es in zwei Teile aufzuteilen: die Anfangs- und die Lieferphase. Dieser Ansatz kann dazu beitragen, die Risiken zu mindern, überhöhte Ausgaben zu vermeiden und den Grundstein für eine starke Arbeitsbeziehung mit dem Implementierungspartner zu legen.  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Weg der Kostenschätzung zwar mit vielen Unwägbarkeiten behaftet ist, dass aber das kombinierte Fachwissen von qualifizierten Anbietern und informierten Kunden zu erfolgreichen Projektpartnerschaften führen kann. Die Anbieter müssen ihre Kalkulationsstrategien schärfen, und die Kunden müssen ihre Projekte mit einer klaren Vorstellung von den erforderlichen finanziellen Verpflichtungen angehen. Indem Sie als Team zusammenarbeiten, können Sie sicherstellen, dass die geplante CMS-Lösung mit Präzision geliefert wird und sowohl der Vision des Kunden als auch den Fähigkeiten der Agentur entspricht.