Přechod na SAP S/4 HANA a jak se na něj připravit?

Proč S/4HANA a co mi to přinese?

S/4HANA není jen technologický pokrok, přináší rychlou vstupenku do světa dospělých ERP v podobě Public Cloud řešení spolu s embedovanými best practices. A zároveň robustní, ověřenou, škálovatelnou a zejména rozšiřitelnou platformu pro náročné zákazníky v podobě Private Cloud řešení.

S/4HANA není jen běžným upgradem současné verze SAP, ale zásadně přepracovaný ERP systém vyvinutý na základě zkušeností z mnoha oborů za pár desítek let, který vám v oblasti plánování podnikových zdrojů (ERP) zajistí kompletní podporu procesů. Je ideálním řešením pro střední a velké firmy. Jaké inovace S/4HANA přináší a co to konkrétně znamená?

• In-memory database – celý systém podstatně zrychluje, a to nejen reporty dat, které byly ve stávající verzi časově náročné na zpracování, ale i běžné užívání na všech úrovních.
• Embedded Analytics – nový nástroj pro reporting poskytuje efektivní způsob, jak pracovat s reporty a zároveň činí jejich tvorbu a úpravy jednoduchými i pro uživatele. Unikátním způsobem propojuje transakční svět s analytickým, a to jak v oblasti operativního, tak strategického reportingu. Všechna data je možné sledovat v reálném čase na různých úrovních, bez nutnosti provozovat externí datové sklady a nástroje pro reporting.
• SAP Fiori aplikace – intuitivní webové uživatelské prostředí (UI5) je přístupné i na mobilních platformách. Vývoj aplikací je nyní efektivnější než vývoj „transakcí“ do SAP GUI.
• Flexibilita technologických řešení – možnost provozování systému různými formami: Public Cloud (SAP RISE), Private Cloud (SAP RISE nebo IaaS u obvyklých poskytovatelů) případně hosting ve vlastním datovém centru. Správnou volbou lze snížit náklady provozování systému a jeho aktualizace.
• Jednodušší audit – systém poskytuje veškerou transparentnost a bezpečnost, což poskytuje kontrolu nad procesy a výsledky ve společnosti, a usnadňuje audity jak pro auditory.

 

Public Cloud vs Private Cloud – Jaký je mezi nimi rozdíl?

SAP pro svůj systém S/4HANA nabízí dvě různá řešení: Public Cloud a Private Cloud, která se neliší pouze způsobem hostingu.

Kouzlo Public Cloudu tkví v jednoduchosti a rychlosti nasazení (projekty trvají typicky méně než 6 měsíců), těchto parametrů Public Cloud dosahuje zejména díky embedováným SAP Best Practice, které již při aktivaci systému nastaví nutné procesy specificky podle odvětví. Daní se za rychlé nasazení a out-of-the-box balíčky procesů je však fakt, že zákaznické úpravy lze provádět pouze konfiguračně a zásahy do zdrojového kódu nejsou možné. Rozšíření platformy se pak provádí primárně přes SAP Business Technology Platform.

Navzdory tomu, SAP Private Cloud lze upravovat stejně jako předchozí verze pomocí ABAP rozšíření přímo zdrojového kódu. Nové funkce a zejména in-memory databázi je tak možné využít ve svém plném potenciálů a dosáhnout i vysoce zákaznicky modifikovaný systém, daní za flexibilitu je v tomto případě delší implementační cyklus a vyšší náklady. 

Ve zkratce se dá říci, že Public Cloud je verze poskytovaná jako kompletní služba založená na hostingu SAP (SaaS) na základě standardizace procesů (SAP Best Practices), zatímco Private Cloud umožňuje i hosting mimo SAP, tedy laaS (Amazon, Google…), a toto řešení je možné modifikovat více technickými způsoby včetně možnosti úprav back-endu. Nicméně i omezení ve službě Public Cloud v metodách rozšíření a úprav, která stávající zákazníci vnímají jako omezení, je dobré v případě re-implementace respektovat a aplikovat na Private Cloud nebo lokální instalace. Důvodem je snížení nákladů na následný provoz, a především budoucí aktualizace systému.

 

Proč a kdy použít S/4HANA Public Cloud?

Výhodou S/4HANA je, ve srovnání s předchozí verzí, snadná a rychlá implementace (Greenfield), standardizace systému na základě „Best Practices“. Jedná se vlastně o SAP dodávané předvolené „šablony“ procesů, jejich základní nastavení zahrnující i potřebné aplikace, oprávnění – a to vše včetně testovacích scénářů. Dokumentace standardních procesů je poprvé v historii i veřejně dostupná: SAP Best Practise Explorer.

Public Cloud nabízí přístup k systému výhradně prostřednictvím uživatelsky přívětivého prostředí SAP Fiori, automatické aktualizace (minimálně dvakrát ročně, včetně regresního testování poskytovaného SAP) a nižší náklady na implementaci i následný provoz. Platíte formou měsíčního předplatného za počet uživatelů pracujících se systémem.

Pro nové zákazníky je implementace S/4 HANA Public Cloudu velmi snadná, ovšem nevýhodou pro ty stávající je ztráta historických dat a procesů, jež není možné do nového systému snadno přenést. Dalšími nevýhodami jsou omezený výběr technických možností vlastních úprav a nedostupnost konkrétních řešení pro některé obory.

„Public Cloud je vhodný jak pro stávající střední a velké klienty SAP tak pro malé firmy s očekávaným růstem, které pomocí SAP ERP získají cenný nástroj na řízení profitability svých produktů i efektivity procesů,“ říká Project Manager & Team Lead Actum Digital Pavel Volejníček. Podle něj je ale vhodné si před každou implementací S/4HANA (a to jak pro nové, tak i pro stávající klienty SAP) nechat zpracovat strategii přechodu. Jen tak bude implementace odpovídat celkové strategii společnosti a proces rozhodování o ní rychlý a hladký. S/4 HANA se tak stane pro společnost významným nástrojem pro optimalizaci řízení podnikových procesů.

 

Kdy dát přednost Private Cloudu?

Potřebujete maximálně flexibilní systém s neomezenými možnostmi rozšíření, kde dokážete vyřešit i problémy, které si zatím neumíte představit? Pak je pro vás správným řešením Private Cloud, možnosti jsou téměř neomezené a pokud je to nutné, můžete spravovat instanci i na vlastní infrastruktuře. Prostě SAP ERP jak ho většina zná dodnes.

Řešení S/4HANA Private Cloud už se bez implementačního partnera, který pomůže přizpůsobit systém a jím poskytovanou podporu vašim konkrétním potřebám, připraví a naplánuje celý přechod včetně zaučení klíčových pracovníků, neobejde. Tato implementace je sice delší a pracnější, ale o to více z ní lze vytěžit. Největšími výhodami Private Cloudu je vlastní systém na privátní síti s větší technologickou volností vývoje, kdy lze v rámci implementace převzít i části stávajícího vývoje a nastavení (Greenfield) nebo přímo provést konverzi stávajícího systému včetně veškerých historických dat (Brownfield). Nevýhodou jsou vyšší náklady na provoz, nutnost zajištění licencí a složitější budoucí aktualizace (dle míry úprav), který SAP vyžaduje minimálně 1x za pět let.

 

Způsoby přechodu na S/4HANA: Jaký zvolit?

Každé implementaci, a to zejména v případě, že si nejste jaký produkt z cloudové rodiny SAP zvolit by měl předcházet Digital Discovery Assessement. DDA je set procesů a nástrojů, který zaručí vhodný produkt a způsob přechodu na Cloud ERP řešení.

Existují tři způsoby samotné implementace na S/4HANA. Kritériem rozhodování, kterou metodu zvolit je dostupnost historických dat, dostupnost funkcí, rychlost implementace, požadovaná míra úprav vs. standardizace, případně vlastní infrastruktura.

1. Greenfield
   
   Implementace se standardizovaným řešením na základě zmíněných „Best practices“. V tomto případě se migrují se pouze kmenová data, zůstatky a otevřené položky. Přechod pomocí Greenfieldu v případě Public Cloudu je velmi rychlý a snadný. U Private Cloud řešení nebo lokálních instalací se jedná o časově nejnáročnější metodu přechodu. Nemusí to však platit v případě, kdy zákazník vyžaduje standardizaci řešení, ale dokáže tomu svoje procesy přizpůsobit, a oprostit se od historických zvyklostí.
   
   
2. Brownfield
   
   Tento způsob konverze (technologický upgrade) umožní v S/4HANA zachování dosavadních funkcionalit i historických dat. V případě velkých řešení se značným stupněm úprav se jedná o nejrychlejší a nejlevnější metodu. Rychlost a cena jsou však později vykoupeny vysokými náklady infrastrukturu (ať lokální nebo IaaS) tak i náklady na vlastní provoz.
   
   
3. Hybrid
   
   Kombinací obou přístupů je hybridní způsob, díky němuž je možné kombinovat re-implementaci procesů – standardizaci s přenosem (podstatných) částí stávajícího vývoje a rozšíření. Zároveň je možné provést i selektivní migraci historických dat. K tomuto způsobu konverze je velmi vhodné použít nástroje a pomoc třetích stran.

 

Proč konzultovat přechod na S/4HANA s implementačním partnerem?

Implementace na S/4HANA a to, jakou variantu zvolit, je zásadní strategické rozhodnutí, které bude efektivitu ERP ovlivňovat v celém jeho životním cyklu, tedy mnoho let. Požádat o konzultaci implementačního partnera nebo mu dokonce celý proces přechodu svěřit je investice, která se určitě vyplatí.

„Actum Digital je vhodným partnerem pro přechod na verzi SAP S/4 HANA vašeho ERP systému. Jsme schopni připravit nejen studii proveditelnosti přechodu s ohledem na vaše specifické potřeby a IT prostředí, ale i zastřešit celý implementační projekt“ vysvětluje Division Director Actum Digital Michal Fedorko